Raum für kreative Ideen – wie ein Offsite-Meeting die Produktivität steigern kann

Einen zunehmenden Teil der Arbeitszeit verbringen Mitarbeiter*innen in Besprechungen. Wissenschaftler und Unternehmensberater gehen davon aus, dass die Corona-Pandemie in vielen Unternehmen zu der stetig wachsenden Anzahl von Meetings beigetragen hat. Insbesondere die Zahl der Online-Meetings ist weltweit exorbitant gestiegen. Allein die Anzahl der Downloads von ZOOM Cloud Meetings im App Store sind von 2,35 Millionen im Februar 2020 auf 35,95 Millionen im April des Jahres anstiegen. Die gesamte Meeting-Kultur im Unternehmen hat sich damit stark verändert.

Besprechungen sind essenziell, das steht außer Frage! Einen wesentlichen Bedarf an einem Meeting gibt es insbesondere immer dann, wenn gemeinsame Probleme gelöst werden müssen, neue Projekte anstehen oder bestehende Prozesse angepasst werden sollen. Ineffiziente Meetings können jedoch einen wesentlichen Schaden für das Unternehmen und die Motivation der Belegschaft bedeuten.

In Videokonferenzen lassen sich einfach mehr Teilnehmer*innen hinzuschalten. Dies hat zwar Vorteile, jedoch sorgt die hohe Zahl an Beteiligten für überflüssige Wortmeldungen, mangelnde Struktur und Zeitverlust. Tägliche Meetings ohne eine klare Struktur und zeitliche Begrenzung sind kontraproduktiv. Mit zu vielen Meetings im Unternehmen läufst du demnach Gefahr, dass die Teilnehmer*innen das Interesse an den Diskussionen verlieren. 

Eine Möglichkeit, um im Meeting neue Impulse zu sammeln, kann ein Offsite-Meeting in einem externen Meetingraum sein. Ein Offsite-Meeting findet außerhalb der gewohnten Büroräumlichkeiten statt und unterstützt das Team dabei, abseits der laufenden Büroprozesse in einen konstruktiven Austausch zu gehen. Auf diese Weise wird das Beste aus den Besprechungen herausgeholt und der Meinungsaustausch bleibt interessant.

Raus aus dem Alltag: Was ist ein Offsite-Meeting?

Ein anderer Ort, um sich auf den neusten Stand zu bringen und gemeinsame Ideen zu entwickeln – bei einem Offsite-Meeting geht es darum, einen Dialog zu führen, der die strategischen Pläne, Ziele und Taktiken des Unternehmens voranbringt. Der wesentliche Unterschied zu einem konventionellen Meeting besteht darin, dass die Besprechung an einem anderen Ort als dem eigenen Konferenzraum stattfindet. Meetings, die außerhalb des Firmengeländes abgehalten werden, sind abwechslungsreich und regen die Mitarbeiter*innen dazu an, offener an der Debatte teilzunehmen. Der Wechsel der Umgebung verändert die Stimmung der Mitarbeiter*innen, die Kommunikationspraxis und verbessert deine Unternehmenskultur. Damit ein Offsite-Meeting reibungslos abläuft, ist jedoch eine gut durchdachte Planung notwendig.

Mehrwert fürs Unternehmen – was sind die Benefits eines Offsite-Meetings?

Ein Offsite-Meeting bietet die einmalige Gelegenheit in einer neuen Umgebung kreativ zu sein. Wenn du mit deinem Team ein Offsite-Meeting durchführst, kannst du mit den folgenden Vorteilen rechnen:

  • Starthilfe für neue Projekte: Offsite-Meetings können einen spannenden Tapetenwechsel für deine Mitarbeiter*innen bedeuten. Diese Abwechslung ist eine gute Gelegenheit für das Team, neue Projekte in Angriff zu nehmen. Wenn du gerade mit einem neuen Projekt startest, kann dies eine wunderbare Möglichkeit sein, den Ball ins Rollen zu bringen.
  • Brainstorming: Ob es sich nun um eine größere Planungssitzung oder ein Team-Brainstorming handelt, Offsite-Meetings bieten ein hervorragendes Forum für die Zusammenarbeit. Jedes Teammitglied hat die Gelegenheit sich in die Diskussion einzubringen. In einer neuen Location gelingt das Nach- und Umdenken wesentlich leichter als im Büro oder der Videokonferenz.
  • Team-Building: Offsite-Meetings unterstützen Teambuilding-Maßnahmen im Unternehmen erheblich. Arbeite mit deinen Mitarbeiter*innen doch einfach mal „am Job“, anstatt „im Job“ und fördere damit die Kommunikation und den Zusammenhalt im Team.

Ein Offsite-Meeting will gut geplant sein – was solltest du beachten?

Damit dein Offsite-Meeting organisatorisch wie inhaltlich gelingt, geben wir dir die folgenden Tipps für die Planung an die Hand:

  • Zielsetzung: Definiere dir ein klares Ziel für dein Offsite-Meeting. Wenn du eine feste Zielsetzung für die Besprechung vor Augen hast, fällt es dir leichter die passende Aktivität bzw. Räumlichkeit zu suchen. Am Ende des Meetings sollten im Idealfall alle ToDos festgelegt sein, inklusive Verantwortlichkeit und Zeitplan.
  • Der passende Veranstaltungsort: Da Offsite-Meetings den Mitarbeiter*innen einen Raumwechsel ermöglichen, ist der Veranstaltungsort mit der richtigen Umgebung besonders wichtig. Achte darauf, dass der präferierte Ort eine ruhige Arbeitsatmosphäre schafft, in der sich alle Teilnehmer*innen wohlfühlen. Daneben ist auch ausreichend Platz notwendig, um das Team unterzubringen.
  • Zeitmanagement: Versuche die Zeit, die dir für das Meeting zur Verfügung steht, bestmöglich zu nutzen. Halte dabei das gesetzte Zeitfenster unbedingt ein, um Frust beim Team zu vermeiden.

Was gehört zu einem gut ausgestatteten Meetingraum?

Der Erfolg des Meetings hängt maßgeblich von der Ausstattung des Raumes ab. Die richtige Raumgestaltung unterstützt den Wohlfühlfaktor. Teilnehmer*innen, die mit einem positiven Gefühl im Meeting sitzen, werden sich konstruktiv und kreativ verstärkt einbringen. Neben dem stimmigen Design, sollte auch die technische Grundausstattung vorhanden sein. Damit die Augen nicht so schnell ermüden, ist natürliches Tageslicht optimal. Ein ausreichend großer Besprechungstisch mit ergonomischen Stühlen ist ebenfalls eine wichtige Voraussetzung für lange Meetings. Der Konferenztisch ist das Herzstück eines jeden Meetingraumes. Der Tisch sollte so groß sein, dass jeder Teilnehmer ausreichend Platz findet. Besonders ovale Tische eigenen sich gut, da sich alle Teilnehmer*innen anschauen können, ohne dass eine Sitzhierarchie herrscht.

 Ein Meetingraum sollte desgleichen die Anforderungen an die digitale Arbeitswelt erfüllen und neben obligatorischem Flipchart ein Whiteboard und ein Video-Display bzw. eine Leinwand inklusive Beamer beinhalten. Damit die Gadgets bei der Präsentation besser eingesetzt werden können, ist es hilfreich, wenn man den Raum abdunkeln kann.

Ein externer Meetingraum für dein Meeting – lohnt sich das?

Zum Gelingen eines nachhaltigen Offsite-Meetings gehören einige Faktoren dazu: klare Ziele, genügend Zeit, sowie die passende Location. Wenn du die Planung für dein Offsite-Meeting richtig angehst, werden sich deine Mitarbeiter*innen noch lange an dieses Meeting erinnern. Anders als bei der tagtäglichen Video-Konferenz bietest du deinem Team Mehrwert und steigerst die Motivation.  

Plane dein Offsite-Meeting in der Denkschmiede Hennef

Du möchtest deinen Mitarbeiter*innen Teammeetings außer Haus ermöglichen? Die Denkschmiede Hennef bietet dir im Herzen des Rhein-Sieg-Kreises die optimale Voraussetzung für ein Offsite-Meeting. Unser lichtdurchfluteter Meetingraum schafft auf 30 qm eine angenehme Arbeitsatmosphäre für ein bis zu 12-köpfiges Team. Brainstorming, Diskussionen, Vorträge und Workshops lassen sich hier mit Blick über die Hennefer Innenstadt kreativ umsetzen.

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